Una factura impagada no cuenta como gasto realizado en la justificacion
El articulo 31.2 de la Ley 38/2003 considera gasto realizado el efectivamente pagado antes de que termine el periodo de justificacion. Una factura pendiente de pago no computa salvo que las bases digan lo contrario.
Resumen. No. Una factura emitida pero todavía no pagada no acredita gasto realizado. El artículo 31.2 de la Ley 38/2003, General de Subvenciones, establece que, salvo disposición expresa en contrario en las bases reguladoras, se considera gasto realizado el que ha sido efectivamente pagado con anterioridad a la finalización del período de justificación determinado por la normativa reguladora de la subvención. La factura documenta la operación; el pago es lo que la convierte en gasto justificable. La única vía para que un gasto pendiente de pago compute es que las bases de la convocatoria lo admitan de forma expresa.
La factura prueba la operación, el pago prueba el gasto
El artículo 31.1 de la Ley 38/2003 fija tres condiciones acumulativas para que un gasto sea subvencionable: que responda de manera indubitada a la naturaleza de la actividad subvencionada, que resulte estrictamente necesario y que se realice en el plazo establecido por las bases reguladoras. El mismo apartado añade un techo económico: el coste de adquisición no podrá ser superior al valor de mercado.
El apartado 2 completa la definición y es el que resuelve la duda de este artículo. Dice, literalmente, que se considerará gasto realizado el que ha sido efectivamente pagado con anterioridad a la finalización del período de justificación. La palabra que hace todo el trabajo es "pagado". Un asiento contable de devengo, un albarán, una factura registrada o un compromiso de compra describen una operación, pero no acreditan por sí solos un gasto realizado en el sentido del artículo 31.2.
De ahí se deduce algo que ordena toda la carpeta de justificación. Hay dos fechas relevantes y no tienen por qué coincidir: la fecha en que se realiza el gasto, que debe caer dentro del plazo de ejecución previsto en las bases (artículo 31.1), y la fecha del pago, que debe ser anterior al cierre del período de justificación (artículo 31.2). Un proyecto puede tener el gasto dentro de plazo y perder la ayuda por pagar tarde. En el buscador de Subvia se localizan las convocatorias, pero comprobar ambos plazos exige leer las bases publicadas.
Cuándo hay que realizar el gasto y cuándo hay que haberlo pagado
El artículo 31.1 contiene una regla supletoria poco conocida: cuando no se haya establecido un plazo concreto, los gastos deberán realizarse antes de que finalice el año natural en que se haya concedido la subvención. Esa regla solo se aplica en ausencia de plazo en las bases. Si las bases fijan un período de ejecución, manda el de las bases.
Para el pago, el artículo 31.2 no fija ninguna duración. Remite el período de justificación a "la normativa reguladora de la subvención". Esto significa que la Ley 38/2003 no permite afirmar cuántos meses hay para pagar en una convocatoria determinada. Cualquier cifra concreta de tres meses, seis meses o un año que se lea sobre este punto procede de unas bases o de una normativa sectorial, no del artículo 31. Subvia no puede verificar ese plazo sin la convocatoria delante, y por eso no lo generaliza. El método de trabajo de Subvia parte siempre del texto publicado en cada caso.
La cláusula de apertura del apartado 2, "salvo disposición expresa en contrario en las bases reguladoras", funciona en las dos direcciones. Unas bases pueden admitir gasto comprometido y no pagado, y también pueden endurecer la exigencia. Lo que no cabe es presumir la excepción: si las bases callan, rige la regla general del pago efectivo previo al cierre de la justificación.
La empresa beneficiaria arrastra además su propio plazo legal de pago
El párrafo segundo del artículo 31.2, en la redacción dada por el artículo 11.3 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, introduce una exigencia adicional cuando el beneficiario es una empresa: los gastos subvencionables en los que haya incurrido en sus operaciones comerciales deberán haber sido abonados en los plazos de pago previstos en la normativa sectorial que le sea de aplicación o, en su defecto, en los establecidos en la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.
La consecuencia práctica es que una empresa beneficiaria no cumple solo pagando antes del cierre de la justificación. Debe además haber pagado dentro del plazo de morosidad que le corresponda. Un pago realizado a los diez meses de la factura puede estar dentro del período de justificación y, aun así, incumplir este párrafo.
El artículo 31 no reproduce los plazos concretos de la Ley 3/2004 ni los de las normativas sectoriales. Este artículo no los cita por ese motivo: no figuran en el texto oficial consultado y no se afirma un número que no se ha verificado en la fuente.
Las cifras y reglas duras del artículo 31
| Regla | Contenido literal aplicable | Referencia |
|---|---|---|
| Definición de gasto realizado | Efectivamente pagado antes de finalizar el período de justificación, salvo disposición expresa en contrario en las bases | Art. 31.2 Ley 38/2003 |
| Plazo supletorio de realización | Antes de que finalice el año natural de concesión, si las bases no fijan plazo | Art. 31.1 Ley 38/2003 |
| Techo de coste | El coste de adquisición no puede superar el valor de mercado | Art. 31.1 Ley 38/2003 |
| Pago por empresas | Abono dentro de los plazos de la normativa sectorial o, en su defecto, de la Ley 3/2004 | Art. 31.2, párr. 2 Ley 38/2003 |
| Tres ofertas | Mínimo tres ofertas de distintos proveedores, previas al compromiso, cuando el gasto supere la cuantía del contrato menor | Art. 31.3 Ley 38/2003 |
| Destino de bienes inventariables | No inferior a cinco años en bienes inscribibles en registro público y a dos años en el resto | Art. 31.4.a Ley 38/2003 |
| Tributos | Subvencionables cuando el beneficiario los abona efectivamente | Art. 31.8 Ley 38/2003 |
| Impuestos excluidos | Impuestos indirectos recuperables o compensables e impuestos personales sobre la renta | Art. 31.8 Ley 38/2003 |
| Gastos nunca subvencionables | Intereses deudores de cuentas bancarias; intereses, recargos y sanciones administrativas y penales; gastos de procedimientos judiciales | Art. 31.7 Ley 38/2003 |
El apartado 8 merece una lectura atenta porque repite el mismo criterio del apartado 2 aplicado a los impuestos: los tributos son gasto subvencionable cuando el beneficiario los abona efectivamente. El verbo vuelve a ser abonar, no devengar. El tratamiento del IVA y de los impuestos recuperables se desarrolla en la sección de fiscalidad de las ayudas.
El apartado 3 añade una carga documental que conviene anticipar: las ofertas solicitadas deberán aportarse en la justificación o, en su caso, en la solicitud de subvención, y la elección se realizará conforme a criterios de eficiencia y economía, con memoria justificativa expresa cuando no recaiga en la propuesta económica más ventajosa. El artículo remite la cuantía umbral a la establecida para el contrato menor en la Ley 30/2007, de 30 de octubre; el texto vigente del artículo 31.3 mantiene esa remisión y no incorpora ninguna cifra en euros, de modo que aquí no se indica ningún importe.
Trazabilidad del pago y pagos en efectivo, lo que el artículo 31 no regula
Aquí toca decir lo que no sabemos por esta vía. El artículo 31 de la Ley 38/2003 no menciona los medios de pago. No cita la transferencia bancaria, no cita el efectivo, no fija ningún umbral cuantitativo para pagos en metálico y no enumera qué documentos acreditan el pago. Quien busque en este artículo una prohibición de pagar en efectivo un gasto subvencionable no la va a encontrar.
Existen normas sobre limitación de pagos en efectivo y reglas de justificación en el propio Reglamento de la Ley General de Subvenciones, pero esas fuentes no se han consultado para esta pieza y por eso no se citan importes ni condiciones concretas. Afirmar un límite en euros sin haberlo leído en el texto oficial sería exactamente el tipo de dato que este artículo se niega a producir.
Lo que sí se sostiene sobre el texto del artículo 31 es un razonamiento de carga de la prueba. El apartado 2 condiciona la subvencionabilidad a que el gasto haya sido efectivamente pagado antes de una fecha, y el apartado 8 condiciona la de los tributos a que el beneficiario los abone efectivamente. Ambas exigencias se acreditan demostrando dos extremos: que el pago se produjo y cuándo se produjo. Un medio de pago que no deja rastro de fecha y destinatario deja al beneficiario sin forma cómoda de acreditar esos dos extremos ante el órgano concedente. Esa es una consecuencia práctica del criterio legal, no una regla escrita en el artículo 31, y se presenta como tal.
La conclusión operativa no depende de ninguna cifra: conviene pagar por un canal que produzca justificante con fecha, importe, ordenante y beneficiario, y conservar ese justificante junto a la factura. Las bases de cada convocatoria pueden exigir formatos concretos de acreditación, y son ellas las que hay que leer. El alcance del servicio está detallado en precios.
Preguntas frecuentes
¿Vale una factura que todavía no he pagado?
Con carácter general no. El artículo 31.2 de la Ley 38/2003, General de Subvenciones, considera gasto realizado el que ha sido efectivamente pagado con anterioridad a la finalización del período de justificación. Una factura emitida y contabilizada pero pendiente de pago no cumple ese requisito, salvo que las bases reguladoras de la convocatoria dispongan expresamente lo contrario.
¿Qué significa exactamente gasto realizado en la Ley 38/2003?
Significa gasto efectivamente pagado antes de que termine el período de justificación fijado por la normativa reguladora de esa subvención. Es la definición literal del artículo 31.2 de la Ley 38/2003. El concepto no se corresponde con el devengo contable ni con la fecha de la factura, sino con la salida efectiva del dinero.
¿Puede una convocatoria admitir gastos comprometidos y no pagados?
Sí, si lo dice expresamente. El artículo 31.2 de la Ley 38/2003 empieza con la fórmula "salvo disposición expresa en contrario en las bases reguladoras", lo que permite a cada convocatoria establecer un criterio distinto. En ausencia de esa disposición expresa se aplica la regla general del pago efectivo previo al cierre de la justificación.
¿Hasta qué fecha hay que haber pagado las facturas?
Hasta antes de la finalización del período de justificación, según el artículo 31.2 de la Ley 38/2003. La Ley no fija la duración de ese período: la remite a la normativa reguladora de cada subvención. Determinar la fecha concreta exige leer las bases y la resolución de concesión de la convocatoria correspondiente.
¿Qué ocurre si las bases no fijan plazo para realizar el gasto?
Se aplica la regla supletoria del artículo 31.1 de la Ley 38/2003: cuando no se haya establecido un plazo concreto, los gastos deberán realizarse antes de que finalice el año natural en que se haya concedido la subvención. Esta regla solo opera si las bases guardan silencio sobre el plazo de ejecución.
¿Se pueden justificar gastos pagados en efectivo?
El artículo 31 de la Ley 38/2003 no regula los medios de pago ni prohíbe el efectivo, y tampoco fija ningún umbral en euros para pagos en metálico. Lo que exige el artículo 31.2 es acreditar que el gasto fue efectivamente pagado antes del cierre de la justificación. Las limitaciones de pagos en efectivo proceden de otra normativa y las condiciones de acreditación documental pueden imponerlas las bases de cada convocatoria.
¿El IVA soportado es gasto subvencionable?
No cuando es recuperable o compensable. El artículo 31.8 de la Ley 38/2003 excluye expresamente de los gastos subvencionables los impuestos indirectos susceptibles de recuperación o compensación, así como los impuestos personales sobre la renta. El mismo apartado admite los tributos como gasto subvencionable cuando el beneficiario los abona efectivamente.
¿Cuándo hay obligación de pedir tres presupuestos?
Cuando el importe del gasto subvencionable supera la cuantía del contrato menor a la que remite el artículo 31.3 de la Ley 38/2003. En ese caso el beneficiario debe solicitar como mínimo tres ofertas de proveedores distintos con carácter previo a contraer el compromiso, salvo que no exista en el mercado número suficiente de entidades o que el gasto se hubiera realizado con anterioridad a la subvención. Las ofertas se aportan en la justificación o en la solicitud.
Fuentes
- Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, artículo 31 (Gastos subvencionables), texto consolidado. Apartado 1 modificado por la Ley 3/2017 y por la Ley 39/2010; apartado 2 modificado por el artículo 11.3 de la Ley 18/2022; apartado 3 modificado por la Ley 14/2011. Disponible en https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2003-20977. Fecha de consulta: 14 de agosto de 2026.
Este artículo explica el régimen general y no sustituye a la lectura de las bases reguladoras de cada convocatoria. No es asesoramiento jurídico. Subvia no garantiza la concesión de ninguna ayuda, no presenta ni firma en nombre de nadie, y nunca pide el certificado digital.
Fuentes
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- Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, articulo 31Abrir la fuente oficialConsultada el
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Este artículo te dice qué hay publicado. Lo que no te dice es si a tu empresa le compensa, porque eso depende de datos que solo tienes tú. Cinco preguntas y lo miramos con las bases delante. Sin tarjeta.